מערכות מידע הפכו להיות דבר בסיסי בכל בתי העסק בישראל – גדולים וקטנים כאחד. חסרונן הגדול של מערכות אלה היא העובדה שהן בעלות מחזור חיים קצר. עובדה זו מצריכה את בעל העסק, בשילוב חברה המתמחה בשירותי מחשוב לעסקים, להטמיע מערכת מידע חדשה מעת לעת, ובמאמר זה נסקור את התהליך הכרוך בהטמעת מערכת מידע חדשה לעסק.
מה זה מערכות מידע
"מערכות מידע" הינו שם כולל למגוון מערכות אשר תפקידן לאסוף מידע ולהציג אותו בפני המשתמש. הגדרה זו הינה מעומעמת מעט, היות ושוק שירותי מחשוב לעסקים מציע מגוון עצום של מערכות מידע, המציעות שירותים רבים ומגוונים. הצד השווה בכולן, הינו שהן מאפשרות ניהול מידע ממוחשב בצורה כזו או אחרת, ומסייעות למנהלים ולעובדים כאחד לייעל את עבודתם, ולהגדיל את רווחי החברה.
מי צריך מערכות מידע לעסק?
כפי שציינו לעיל, מערכות מידע משמשות את כלל העסקים – מגדול ועד קטן. את משתמשי המערכות מקובל לחלק לשלושה סוגים של עובדים:
- הדרג התפעולי – מורכב מהעובדים בקצה, הצורכים מידע ספציפי וממוקד.
- הדרג הניהולי – מורכב מהעובדים המנהלים, הצורכים מידע גדול ומקיף לקביעת מדיניות קצרת טווח.
- הדרג האסטרטגי – מורכב מהמנהלים הבכירים, המשתמשים במידע על מנת לבחון ולקבוע תהליכים ארוכי טווח. דרג זה משתמש במידע בצורתו הרחבה ביותר, ופעמים רבות הוא צורך מידע חיצוני כגון תנודות השוק העולמי, מצב המתחרים וכדו'.
המחזוריות שבהטמעת מערכת מידע
לפני שנצלול לשלבי ההטמעה, עלינו להדגיש שתהליך ההטמעה הינו מעגלי ומחזורי. הסיבה לכך היא שמערכת מידע אינה מחזיקה לנצח, ויש צורך לעדכן ולשדרג אותה בכל פרק זמן, על פי שינויי הסביבה והחברה. מצב זה גורם לכך שבכל מספר שנים בעל העסק נדרש לבצע את התהליך הכתוב להלן.
שלבי הטמעת מערכות מידע בעסק:
הכרת הצורך
השלב הראשון מתאפיין בכך שמתגלה פער שלא ניתן לו מענה בצורה טובה. כאמור לעיל – שלב זה עשוי לקרות גם כאשר קיימת מערכת מידע המשמשת את החברה.
פניה לחברה המתמחה בשירותי מחשוב לעסקים
בשלב זה יש לבחור את החברה עמה נקיים את תהליך ההטמעה וההשתפרות. חשוב לבחור חברה מקצועית ומנוסה, היות ולחברה החיצונית יש חלק גדול בהצלחת תהליך זה.
תיאום ציפיות
שלב זה חשוב במיוחד מכיוון שהוא אשר יגדיר האם הצלחנו לעמוד ביעדים, או שהתהליך נכשל ויש לבצע אותו בשנית.
בחירת צוות מוביל
הצוות המוביל מורכב מעובדי החברה ועובדי חברת המחשוב לעסקים הפועלים יחד בשיתוף פעולה.
בניית מטווה ותוכנית
בשלב זה חברי הצוות המוביל מגבשים תוכנית ראשונית למימוש היעדים אותם הגדירו.
התאמה של ממשק עבור החברה
בניית ממשק מערכת אשר יתאים לצורכי החברה.
מתן הדרכה למשתמשים
חברת שירותי המחשוב לעסקים מבצעת הדרכה למשתמשי הקצה בחברה.
סיום התהליך
החלפה מלאה של המערכת הישנה, לרוב כרוך בתקופת ליווי על מנת לוודא שהמערכת פועלת בהצלחה.
![איך להטמיע מערכות מידע בעסק]()
