הדיגיטציה שעובר העולם אינה עוצרת וצומחת ומפתחת ללא הרף.
בין הפיתוחים האחרונים ניתן למצוא פתרונות נוחים וקלים יותר לניוד והנגשת מסמכים בפורמטים שונים.
בגלל השינויים שעובר העולם, גילוי התגלית בשם "עבודה מרחוק" וכדי להקל על אנשים בעלי מוגבלויות, הנגשת מסמכים בפורמט דיגיטלי הם הפיתוח הכי מרעיש ומשפר אורח חיים
של השנים האחרונות.
מחויבות לתקן
בהתאם לתקנים הישראלים, מסמכי PDF חייבים להיות נגישים ברמה מסוימת. החל מאפשרויות הדפדוף, סימון, חתימה, נעילה וקריאה, ישנתם תקנים מחמירים שמחייבים רמה מסוימת של תפעול נגיש לכל משתמש מעבר לתקן הישראלי, תוכנות ושירותי הנגשת מסמכים מחויבים לעמוד גם בתקנים אירופאיים, וכל אלו בהתאם לתקנות שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות (התאמות נגישות לשירות) התשע"ג – 2013.
מה זה בעצם הנגשת מסמכים?
הנגשת מסמכים היא הפיכת מסמכי PDF גדושי תוכן ונתונים לקריאים ונוחים, דרך עיבוד נתונים, יכולת סימון, חתכים סטטיסטיים ועוד. למשל, קובץ PDF שעמוס בנתונים, לצורך העניין של דו"חות רבעוניים של השנה האחרונה של חברת היי טק. הדרך הפשוטה ביותר להפוך את הנתונים בו לנגישים ולהפוך אותו לקריא היא לעבד ולהמיר את הקובץ למונגש דרך תוכנה. התוכנה הייעודית לוקחת את הנתונים השונים, ממספרת את העמודים, עוקבת אחרי הדו"ח באופן כרונולוגי וביכולתה לערוך את הקובץ בהתאם לשבלונה.
מי צריך הנגשת נתונים באופן דיגיטלי?
למעשה, שירות זה היום הולך ונהיה יותר ויותר נפוץ בישראל ובעולם. שירות זה בא להקל על אזרחים בעלי מוגבלות בעיבוד ובקריאת קבצים ומעבר על נתונים. שירות זה בהחלט נועד להקל ולסייע, אך לא רק בעלי מוגבלות צריכים ויכולים להשתמש בשירות זה. חברות גדולות, בעלי עסק פרטי, עצמאיים, ולמעשה – כל מי שצריך להתמודד עם מסמכים גדושי נתונים. החל מחוקרים ולדו"חות ממצאים, הנגשת מסמכים מייצרת סדר והבנה במקומות שבהם אלו לוקים בחסר.
האם הנגשת מסמכים היא מאובטחת?
שירות זה הוא מאובטח דרך החברה שממנה נרכש השירות וגם דרככם, והיכן שהקובץ מגובה. אפשר לנעול את הקבצים באמצעות סיסמא, לגבות אותם בשרתים ספציפיים, לאבטחם כקבצים מונגשים באתר אינטרנט ייעודי ועוד אופציות רבות.
יתרונות בהנגשת מסמכים
באמצעות טכנולוגיה זו, ניתן להפיק כל טופס שעולה בדעתכם שעליו להיות נגיש דרך אתר אינטרנט. לאחר מילוי טפסים אלו ניתן להתאים גם טופס מענה שנשלח בהתאם לנתונים שנשלחים, שאלו מועברים ללקוח. בנוסף לכך, ניתן להתאים לטפסים מקוונים פונקציות שונות כמו חתימה דיגיטלית, הקראה קולית ועוד.
מוצרים
בענף זה ישנם מוצרים רבים. יש מארגני מסמכים ואוספי נתונים, יש תוכנות שמעבדות נתונים לשבלונות מובנות, עורכי ספריות קבצי PDF ועוד מוצרים רבים. אמנם אין תחליף לעין האנושית, אך חלק מהמוצרים לא מצריכים הגייה נוספת מצד מנגיש הטופס והם מספקים מוצר מוגמר שחוסך עלויות תפעול.
